ChannelCRM i den lidt større virksomhed

Står du foran at skulle tage CRM i anvendelse kan opgaven synes lidt uoverskuelig. Der er både teknik, intern politik og arbejdsprocesser involveret. Og til overflod er der mange eksempler på at CRM projekter vokser ud over alle grænser og sprænger enhver økonomi.

Formålet med denne lille artikel er at beskrive en mere pragmatisk fremgangsmåde, når du skal i gang. Vi har sammenfattet dette i seks trin, hvor idéen er at det skal være “overstået” på en uge eller mindre.

Efter denne uge er det meningen at CRM skal hjælpe dig og din virksomhed til et mere effektivt salgsarbejde og endvidere udgøre et fundament for videre udvikling af dine CRM-processer.

Trin 1: Hvilke behov er de vigtigste at løse?

CRM er et meget vidt begreb og vi kan stærkt anbefale at man til en start koncentrerer sig om det vigtigste. ChannelCRM systemet kan benyttes til at løse næsten alle CRM-behov, men det er tæt på umuligt for en organisation at tage alle funktioner i brug på én gang. Ikke fordi systemet er kompliceret – men fordi verden er kompliceret. Og fordi alle er mere motiverede, når de har oplevet at de væsentligste behov – dem der gør ondt – er løst først.

Find derfor ud af hvilke 2-3 områder, det er vigtigst at løse først. Mange virksomheder vælger områder blandt følgende lille liste. Du kan sikkert finde inspiration dér, men husk: Kun 2-3 “ønsker” fra en start.

Inspirationsliste:

  • Overblik over alle aktiviteter mod alle kunder, leverandører og emner m. fl.
  • Hvem har talt med kunden sidst og om hvad?
  • Journalisering af al korrespondance, inklusive e-mails med kunder og emner.
  • Troværdig salgsbudget og opfølgning.
  • Indsamle information om kunder.
  • Indsamle information om emner.
  • Mere opsøgende salgsarbejde.
  • Effektivitet i det daglige arbejde.
  • Styr på hvem der er hvor.
  • Styr på Account planer.
  • Nyhedsbreve og marketing.
  • Eksterne ressourcer til mødebooking.
  • …

Trin 2: Køb CRM system

Dette ret væsentlige trin er næsten selvforklarende, man alligevel er det ofte et punkt, hvor der spildes masser af tid. Med ChannelCRM har du de fordele at omkostningerne er meget små, at du kan teste systemet før du beslutter dig, at du – hvis du er virkelig forsigtig – kan starte med et lille antal licenser og at dine data under alle omstændigheder bliver systematiserede så du selv om valget – mod vores forventning – skulle vise sig forkert er bedre stillet end, hvis du ikke havde startet med ChannelCRM. Dette trin bør ikke tage mere end en lille times tid ?

Trin 3: Opret brugere og basiskonfiguration

ChannelCRM systemet er straks konfigureret, så det kan bruges. Specielt hvis du er i en virksomhed, der lever af at sælge en eller flere løsninger til andre virksomheder, passer standardkonfigurationen fint. Der kan imidlertid justeres rigtigt meget på denne konfiguration og det kan være en god idé at gøre lidt allerede fra start. På den måde sikrer du at du selv og dine kolleger ser termer og begreber som i er vant til fra jeres normale arbejde: Jeres produktområder, jeres kundeinddelinger, jeres salgsmodel, osv.

Det vil endvidere være nødvendigt at oprette de kolleger, der skal bruge systemet, som brugere i systemet.

Du styrer nemt, hvem der har adgang til hvilke områder i løsningen. ChannelCRM anvender rollebaseret adgangsstyring, så nye brugere og ændringer i eksisterende, implementeres nemt og smertefrit.

Salgsmodeller, salgsbudgetter mv. oprettes og vedligeholdes direkte i ChannelCRM. Så salgsrapportering på “fredags mødet”, bliver nemmere end nogensinde.

Trin 4: Importér egne data

Hvis du og dine kolleger har værdifulde data i forvejen (om kunder, emner, kontaktpersoner, aktiviteter, mv), så er det nemt at importere disse data. ChannelCRM er udstyret med en række funktioner til netop dette. Lettest er det at lade disse importer ske via Excel regneark, for så er det nemt – inden importen – at forsikre sig om at data ser rimelige ud. Man kan have meget rod i sine Outlook kontakter – og data fra et økonomisystem ser ofte meget gammeldags ud; med store bogstaver osv.

Outlook Discovery.

ChannelCRM har en smart Discovery funktion. Bruger du Microsoft Outlook, kan denne Discovery funktion importere dine kontakter fra Outlook og oprette dem automatisk i ChannelCRM. Herefter synkroniseres dine emails. Nu ligger dine emails, under de rigtige personer i de rigtige firmaer. Under denne proces slår vi op i CVR data, så firmaerne er i overensstemmelse med virkeligheden.

ChannelCRM hjælper gerne med import, ligesom vi kan “kigge dine importfiler igennem”, for på forhånd at se om det vil gå godt.

ChannelCRM systemet kan anvende data fra alle leverandører, men særligt smart er det, hvis du anvender data fra CVR register. Du kan nemt slå en kunde op i Bisnode og importere alle stamdata ved et enkelt museklik. Herefter kan du straks gå i gang med at oprette den første aktivitet, indtaste salgsmuligheder osv. Efterfølgende kan systemet automatisk ajourføre og berige data via CVR register. Du har også adgang til de sidste fem års regnskabstal og de indscannede regnskaber. Så kan du møde velforberedt, til næste møde hos din kunde.

Aktiviteter.

Har du også aktiviteter (telefonkald, møder m. m.) i regneark eller i dit nuværende CRM system, kan disse også importeres ind i ChannelCRM. Så er din ToDo liste klar til brug efter importen,

Trin 5: Planlæg første kampagne

Nu er systemet funktionelt. Der er data om dine kunder. Overblik over hvem der gør hvad, hvad der er skrevet til hvem og hvad i planlægger at sælge til hvem……

Den første kampagne kunde jo så være en udsendelse af nyhedsbrev, invitation til seminar m.m.
Arbejdet mod at skaffe ny emner er noget, der i næsten alle virksomheder halter bagefter. Så det kunne også være en idé at lade CRM hjælpe her.
En kampagne vil også sikre, at alle brugerne kommer i kontakt med systemet og oplever, hvor meget det hjælper dem til effektivt salg. Hvis brugerne føler at ChannelCRM er en hjælp i hverdagen, bruger de systemet. Når systemet bruges, kommer der data i databasen. En god spiral er igangsat.

 

Trin 6: Deltag gerne i et kursus

Nu er det med at lære systemet! ChannelCRM er et meget omfattende system med mange muligheder, så det gælder om at fokusere den første undervisning omkring de punkter, der er de væsentligste for netop dig og dine kolleger. Normalt vil 2 timers startkursus være det rigtige. Superbrugere kan så senere tage yderligere 2 timer. Dermed ikke sagt at man ikke hele tiden kan lære mere. Hvis du vil excellere i CRM – og i anvendelsen af ChannelCRM – er der altid ny områder der kan læres. Men her drejer det sig om at komme hurtigt i gang og få løst de mest presserende udfordringer.

Hvis ChannelCRM skal levere kurserne vil det normalt ske i form af virksomhedsspecifikke kurser – afholdt hos jer – og til en meget rimelig pris. Alternativt kan i deltage på de åbne kurser. Kontakt os for næste åbne kursus. Vores undervisningslokaler kan rumme fra 4 til 100 personer.