ChannelCRM i den lidt større virksomhed

Står du foran at skulle tage CRM i anvendelse, kan opgaven synes lidt uoverskuelig. Der er både teknik, intern politik og arbejdsprocesser involveret. Og til overflod er der mange eksempler på, at CRM projekter vokser ud over alle grænser og sprænger ethvert budget.

Formålet med denne lille artikel er, at beskrive en mere pragmatisk fremgangsmåde, når du skal i gang. Vi har sammenfattet dette i seks trin, hvor idéen er, at det skal være overskueligt og kunne “overstås” på en uge eller mindre.

Efter denne uge er det meningen, at CRM skal hjælpe dig og din virksomhed til et mere effektivt salgsarbejde og endvidere udgøre et fundament for videre udvikling af dine CRM-processer.

Trin 1: Hvilke behov er de vigtigste at løse?

CRM er et meget vidt begreb og vi kan stærkt anbefale at man til en start koncentrerer sig om det vigtigste. ChannelCRM systemet kan benyttes til at løse næsten alle CRM-relaterede behov, men det er tæt på umuligt for en organisation at tage alle funktioner i brug på én gang. Ikke fordi systemet er kompliceret – men fordi verden er kompliceret. Og fordi alle er mere motiverede, når de har oplevet at de væsentligste behov – dem der gør ondt – er løst først.

Find derfor ud af hvilke 2-3 områder, det er vigtigst at løse først. Mange virksomheder vælger områder blandt følgende lille liste. Du kan sikkert finde inspiration dér, men husk: Kun 2-3 “ønsker” fra en start.

Inspirationsliste:

  • Overblik over alle aktiviteter mod alle kunder, leverandører og emner m. fl.
  • Hvem har talt med kunden sidst og om hvad?
  • Journalisering af al korrespondance, inklusive e-mails med kunder og emner.
  • Troværdigt salgsbudget og opfølgning.
  • Indsamle information om kunder.
  • Indsamle information om emner.
  • Mere opsøgende salgsarbejde.
  • Effektivitet i det daglige arbejde.
  • Styr på hvem der er hvor.
  • Styr på Account-planer.
  • Nyhedsbreve og marketing.
  • Eksterne ressourcer til mødebooking.
  • …

Trin 2: Køb af CRM-system

Dette ret væsentlige trin er næsten selvforklarende, man alligevel er det ofte et punkt, hvor der spildes masser af tid. Med ChannelCRM har du de fordele, at omkostningerne er meget små, at du kan teste systemet før du beslutter dig, at du – hvis du er virkelig forsigtig – kan starte med et lille antal licenser og at dine data under alle omstændigheder bliver systematiserede så du selv om valget – mod vores forventning – skulle vise sig forkert, er bedre stillet, end hvis du ikke havde startet med ChannelCRM. Dette trin bør højest tage lille times tid wink

Trin 3: Opret brugere og basiskonfiguration

ChannelCRM systemet er konfigureret “ud af boksen”, så egentlig kan bruges som det er. Specielt hvis du er i en virksomhed, der lever af at sælge en eller flere løsninger til andre virksomheder, passer standardkonfigurationen fint. Der kan imidlertid justeres rigtigt meget på denne konfiguration, og det kan være en god idé at gøre lidt allerede fra start. På den måde sikrer du, at du selv og dine kolleger ser termer og begreber som I er vant til fra jeres normale arbejde: Jeres produktområder, jeres kundeinddelinger, jeres salgsmodel, osv.

Det vil endvidere være nødvendigt at oprette de kollegaer, der skal bruge systemet, som CRM-brugere i systemet.

Du styrer nemt, hvem der har adgang til hvilke områder i løsningen. ChannelCRM anvender rollebaseret adgangsstyring, så nye brugere og ændringer i eksisterende, implementeres nemt og smertefrit.

Salgsmodeller, salgsbudgetter mv. oprettes og vedligeholdes direkte i ChannelCRM. Salgsrapporteringen på “fredags-mødet”, bliver nemmere end nogensinde.

Trin 4: Importer egne data

Hvis du og dine kolleger har værdifulde data i forvejen (om kunder, emner, kontaktpersoner, aktiviteter m.v.), så er det nemt at importere disse data. ChannelCRM er udstyret med en række funktioner til netop dette. Lettest er det at lade disse importer ske via Excel-regneark, for så er det nemt inden importen, at forsikre sig om, at data ser rimelige ud. Man kan have meget rod i sine Outlook-kontakter – og det er ikke sikkert, at det er alle data fra økonomisystemet der skal importeres til ChannelCRM.

Hjælp til import?

ChannelCRM hjælper gerne med import, ligesom vi kan kontrollere dine importfiler, for på forhånd at se om det vil gå godt.

ChannelCRM systemet kan anvende data fra alle leverandører, men særligt smart er det, hvis du anvender data fra CVR register. Du kan nemt slå en kunde op i VIRK.dk og importere alle stamdata ved et enkelt museklik. Herefter kan du straks gå i gang med at oprette den første aktivitet, indtaste salgsmuligheder osv.

Aktiviteter og Salg?

Har du også aktiviteter (telefonkald, møder m. m.) eller ligger din pipeline i et regneark eller i dit nuværende CRM-system, kan disse også importeres til ChannelCRM. Så er din ToDo-liste klar til brug efter importen,

Trin 5: Få nye leads/kundeemner

Nu er systemet funktionelt. Der er data om dine kunder. Overblik over hvem der gør hvad, hvad der er skrevet til hvem og hvad I planlægger at sælge til hvem……

Arbejdet mod at skaffe nye kundeemner er noget, der i næsten alle virksomheder er en udfordring. Så det kunne også være en idé at lade CRM hjælpe her. Forestil dig, at du har en liste over virksomheder, der har udvist interesse for dine produkter – måske via et download af en e-bog eller et besøg på en specifik underside på din hjemmeside. Med ChannelCRM kan du nemt importere disse data og berige dem med information fra eksempelvis CVR-registeret. Du kan derefter segmentere disse kundeemner baseret på kriterier som branche, virksomhedsstørrelse eller specifikke interesser. Dette giver dig mulighed for at sende skræddersyede nyhedsbreve, automatisere opfølgninger og tildele de mest relevante kundeemner til dine sælgere.

 

Trin 6: Deltag i et kursus

Nu er det med at lære systemet! ChannelCRM er et omfattende system med mange muligheder, så det gælder om at fokusere den første undervisning omkring de punkter, der er de væsentligste for netop dig og dine kolleger. Normalt vil 2 timers startkursus være det rigtige. Superbrugere kan i tillæg få yderligere 2 timers administrationskursus. Dermed ikke sagt at man ikke kan lære mere. Hvis du vil excellere i CRM – og i anvendelsen af ChannelCRM – er der altid ny områder der kan læres, og derfor er et opfølgningskursus til brugerne efter 1 måneds tid, også en god idé – så har brugerne haft tid til at bruge ChannelCRM og er sikkert stødt på ting, som de gerne vil spørge en ‘ekspert’ om. Men i første omgang drejer det sig om, at komme hurtigt i gang og få løst de mest presserende udfordringer.

Og husk: Et par timers intern undervisning vil sikre, at alle brugerne bliver fortrolige med systemet og oplever, hvor meget det hjælper dem til effektivt salg, fordi det er nemt at oprette emner, salg, kalenderaktiviteter samt få et overblik over alt det den enkelte bruger har i gang lige nu. Hvis brugerne føler at ChannelCRM er en hjælp i hverdagen, bruger de systemet. Og når systemet bruges, kommer der data i databasen. En god spiral er igangsat.

Hvis I ønsker at ChannelCRM skal levere kurserne vil det normalt ske i form af virksomhedsspecifikke kurser – afholdt hos jer – og til en meget rimelig pris. Alternativt kan i deltage på de gratis online introduktionskurser.